コラム 茨木 英光

「予約表をデジタルに移行してみて」

更新日:

こんにちは。

関節マスタードットコムの
茨木 英光(いばらき ひでみつ)です。

本日もどうぞよろしくお願いします。

みなさまは予約表はどのようなものを使用していますか。
実費治療の手技療法家にとっては予約表はまさに生命線とも言えます。
これがないと何も仕事ができません。

元来文房具や手帳などが好きな私は予約表にはかなりのこだわりを
持っていました。

今回iPadを購入したのをきっかけに予約表をデジタル化しましたので
その使用感をお伝えしたいと思います。

開業して以来、予約表は自分の分身のような存在でした。
その予約表は今回のiPadで三代目となります。

開業してすぐに使い始めた第一世代の予約表はルーズリーフでした。
白紙のルーズリーフに枠を印刷して使用していました。
縦に時間、横が曜日という時間割表のような1ページで1週間の表です。

見開きで向かって左のページが予約表で、右のページは罫線を印刷して
電話のメモとして使用していました。

予約表とメモが合体していて、けっこう気に入って使用していたのですが、
それまで使用していた手帳の出番がなくなってしまいました。

仕事は予約表に記入して休みの日の予定は手帳に記入するという
情報の二元化は見づらいだけでなくダブルブッキングの元となりますので、
結局はルーズリーフを常に持ち歩くことになってしまったのです。

B5版のルーズリーフのバインダーを持ち歩くことは面倒な時もありましたので、
2年くらい使った後、システム手帳に変更することにいたしました。

第二世代となったシステム手帳はA5サイズのもので、ルーズリーフよりは
小さくなり持ち運びしやすくなりました。

そしてリフィルも思い切って自作いたしました。

予約表を市販のダイアリーやリフィルを使用するか、自作のものを
使用するのか、みなさまはどうしていますか。

市販のものはすぐに使えて便利だけど、自分に合ったモノと出会えるか。
そして翌年も同じものを入手できるかという問題が付きまといます。

一方自作の予約表はパソコンでひな形を作って、印刷して、日付を
書き込む手間がかかります。

第二世代のリフィルはかなりこだわって作りました。
小さくなった分、見開きの2ページを一週間としました。
それから自作の最大の特徴として、1時間を3分割としました。

当時は40分に一人ずつ予約を入れていましたから、1時間を2分割している
市販のリフィルでは00分と30分のところに線が入っているため
どうしても使いづらかったのです。

それと、システム手帳の場合、リングの向かって左側が
どうしても書きづらいのです。

そこで1ページを縦に4分割として、
左のページを月、火、水、カレンダー
右のページを木、金、土、日
としました。

こうすることで、最も書きづらいリングの左側にカレンダーが配置されるので
見やすさと書きやすさを両立させることが可能となりました。

また、ToDoリストを予約表の上と下に配置しました。
市販の垂直型の見開き一週間のリフィルでは、通常はToDoリストは上にしかありません。

上と下に配置した理由は、上のリストには仕事中にすべきタスクを、
下には家に帰ってからのタスクを書きたかったからでした。

このようにかなりのこだわりを持って作ったリフィルでしたから
10年ほど気に入って使っていました。

しかし第一世代のリフィルと共に、アナログの予約表には大きな不安材料が
あったのです。

それは、バックアップがないということでした。

予約表を持って出かけている時に死亡事故に遭ってしまった場合
妻にすべての仕事のキャンセルの連絡を入れてもらわないといけません。

特に次の日の予約は急を要します。
また、回数カードの残額の払い戻しも必要となります。

このような場合に予約表がないと連絡の取りようがないのです。
万が一のこととはいえ、備えておかなければならないことです。

そこでiPad購入を期に予約表を同期のできるデジタル化に移行いたしました。

第三世代となった予約表は、「さいすけ」というスケジュールアプリです。
さいすけを選んだ理由は、記入の際に履歴とテンプレートが使用できるからでした。

履歴からの入力は、続けてお越しになっている患者様が次回予約を
記入する際に便利な機能です。

スケジュールとは結構同じ内容を繰り返し記入することが多いものなので、
この機能は助かります。

あとコピーペーストも簡単にできるので、履歴かコピーペーストを使用して
記入の簡略化ができることがデジタルの利点です。

また、繰り返し入力もできます。

誕生日など、繰り返し訪れるイベントを入力する際に使用します。
患者様の誕生日にハガキを出される先生にはとても重宝する機能です。

アナログだったら毎年新しいスケジュール帳にたくさんの人数の誕生日を
書き換えないといけません。
この繰り返し機能は細かい設定が可能で、毎月第3月曜日に
繰り返し入力ということもできます。

毎月の勉強会や、ごみの日の入力などに適しています。

そして、私にとって同期ができる利点は、他人とのスケジュール共有だけではなく
iPhoneと同期できることでした。

出かける際にiPhoneを持っていけばスケジュール確認ができますので
これで重たいスケジュール帳を持ち歩くことから解放されました。

一方でデジタル化には問題点もあります。

それは電話を受けながらの入力ができないことです。

キーボドでの入力となりますので、手書きのように片手で記入しようとすると
とてももたつきます。

だから電話で予約が入った際は、メモ帳に手書きで書き留めて
あとで入力しています。
便利になったようで手間が増えてしまいました。

もう一つの問題点は、消去すると跡形もなくなってしまうことです。

キャンセルが入った時に、そのブロックを消去してしまうとだれがいつ
キャンセルしたのかが分からなくなってしまいます。

この対策として、キャンセルのブロックは消去せずに、ブロックの色を
グレーに変更しています。

デジタルのデータは消去が簡単に出来てしまうことに注意しないといけませんね。
それから、さいすけには「取り消し」機能がありません。

予定の変更をするためにスケジュールのブロックを移動させると、
元がどこにあったのかがもう分かりません。

このようなときに取り消しができるとありがたいのですが、それができないので
間違ってスケジュールを移動させてしまわないように注意が必要です。

デジタルに移行してみて、導入前は入力にもたつくかなと心配していましたが
実際やってみるとそうでもありませんでした。

履歴とコピーペーストのおかげでわりと速く入力できることが分かりました。

アナログかデジタルか、使いやすい方を選択すればいいのですが、
万が一の時の連絡方法を考えておいたほうが良いと思います。

私はスケジュールとその連絡先、回数カードの残額と連絡先、店じまいの方法を
妻のパソコンで見れるようにすることを今回のデジタル化でようやく実現できました。
以前から実現したかったことなのでやっとできたという感じです…。

「でっ、でも奥さんとスケジュールを同期してしまったら
ナイショのムフフな予定が入れられないじゃんっっ!」
そんな心配をされた方、大丈夫です。

同期するカレンダーとプライベートなカレンダーの2つを一度に
表記することができますので、入力するカレンダーさえ間違わなければ
貴方の家庭は平和なことこの上なしです。

ありがとうございました。

関節マスタードットコム
茨木英光

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