先生、こんにちは。
茨木英光です。
今日はカルテの整理方法についてです。
増え続けるカルテをどのように整理するのか。
治療院にとって悩みの種だと思います。
紙で保存するのか、データとしてハードディスクに入れてしまうのか、
どれも一長一短があります。
私もベストな答えはまだ出せていないのですが、
参考になるところがありましたら使ってください。
まず、カルテはデジタルではなく紙のフォルダを使用しています。
女性はピンク、男性は黄色のフォルダに入れて色分けをします。
↓↓↓色分けの画像はこちら↓↓↓
次にフォルダに名前を記入しますが、
ここではラベルライターを使用いたします。
手書きではいけません。自分の字でも後から見ると
分かりにくかったり文字の大きさにばらつきが出るので
ラベルライターはぜひ用意したいところです。
名前と、それに対応する4桁の数字も記入します。
「あ」は１１、 「い」は１２、 「か」なら２１
という具合になります。
例えば、私、茨木英光の場合でしたら
いばらきの「い」で１２
ひでみつの「ひ」は６２ となり
茨木 英光 様 １２６２
と記入します。
↓↓↓ラベル名の画像はこちら↓↓↓
苗字と名前の後は一文字空けておきます。
３文字の人に対応するためです。
谷口 優子 様 ４１８３
能登谷和子 様 ５５２１
様から以下の位置を揃えると綺麗に見えます。
シリアル番号を使用しない理由。
病院の診察券の裏などには６ケタくらいの番号が書かれていることが多いのですが、
このシリアル番号を使用すると、必ず検索が必要となります。
データベースに登録するのも手間がかかりますし、
名前から番号を検索することも面倒です。
個人の治療院でしたら、この4桁の方法でまかなえます。
カルテの色を男女で分けているのは、少しでも速く
カルテを見つけるためなのです。
もしシリアル番号を使用する場合には、「１」から始めない方法もあります。
開院して間もない場合などは、カルテの数が少ないものです。
それがバレるのを防ぐために、シリアル番号をあえて
１から始めないようにするのです。
たとえば、診察券の裏に「Ｎｏ．７５ 」と記入してあると
「自分は７５人目の客なの？少ないけどこの先生大丈夫？」
と思われるかもしれないので、シリアルナンバーを
１２,３００から開始するとか工夫します。
１０,００１からはじめることもやめた方がいいでしょう。
次にインデックスの作成です。
CDショップに行くと、所々に「た」とかの見出しが挟まれているアレです。
見やすくするためにこれはキレイに作る必要があります。
画材店にA4サイズの色画用紙が売っていたので
色違いのものを１０枚買ってきました。
ここに数字を印刷して、貼るタイプのラミネートフィルムが
ありますのでこれを貼りつけてカットします。
次に未使用のフォルダの中折れの部分を切って二分し
見出し部分もカットします。
これでA4の厚紙が2枚用意できました。
これに先ほどの数字を2枚貼ります。
１１ とか ２１ など。
苗字のみの分類というわけです。
↓↓↓インデックスの作成画像はこちら↓↓↓
これで準備ができましたので、次は本棚への収納です。
プラスチックのファイル立てを本棚に全部埋める分だけ購入します。
２０個から３０個くらいでしょうか。
これをケチって所々にブックエンドを立てるだけにしてしまうと
カルテが斜めに歪んでしまいます。
それに出し入れも億劫になてしまいます。
ファイル立てはたくさん購入しましょう。
これで２０００名くらいなら、お名前が分かれば
１０秒以内に取り出せます。
結構快適に使用できますのでぜひ試してみてください。
この整理法の弱点
・紙での保存はいずれ本棚がいっぱいになる。
じつはもう本棚はいっぱいで入りきれません。
しばらくお越しになっていない方は名前を記入してもらった紙に
最終来院日を記入して、その紙だけを別のファイルに保存しています
・同姓同名に弱い。
加藤裕子（かとう ゆうこ）様 と加藤裕子（かとう ひろこ）様
など、同じ漢字でも読み方が違う場合もありますのでカルテの取り違えに注意が必要です。
個人の施術院ですから顔と名前は大体覚えていますので
間違えることはありませんでしたが
スタッフのいる場合でしたら、やはりシリアルナンバーも使って
間違えを防ぐ必要がありそうです。
・間違った場所にカルテを戻してしまったら、次に探すことが大変。
よくやってしまうのが番号が「５４２６」の人を
「４５２６」の所に戻してしまうことです。
忙しい時に結構やってしまいます。
元に戻すときには慎重に戻さないといけません。
いかがでしたでしょうか。
デジタルへの移行も考えているのですが、iPadだとA4の紙に比べて
どうしても書く面が小さいため１日で１ページの記入になってしまいます。
そうなると前回や前々回に何を記入したのかがページをめくらないと見れないので
そこが移行を躊躇する理由となってしまっています。
収納場所がいらないのと検索が容易なのがデジタルの
強みなので憧れてはいるのですが。
ホントにどれも一長一短といったところですね。
皆様はどのようにカルテを整理していますでしょうか。
なにかよい方法がありましたらぜひ教えてください。
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